Gestionar el costat comercial d'una agència o un negoci freelance implica fer malabars amb propostes, rastrejar oportunitats de venda i donar seguiment a leads — tot mentre lliures un treball excel·lent. Tenir les plantilles i eines adequades per a aquests fluxos de treball pot ser la diferència entre un pipeline ben engreixat i oportunitats perdudes.
El Cost Ocult de Vendes Desorganitzades
Molts freelancers i petites agències no pensen que tenen un "procés de vendes". Però si estàs enviant propostes, fent seguiment a prospectes i tractant de convertir consultes en projectes — tens un procés de vendes. La pregunta és si és intencional o caòtic.
Senyals que el teu flux de vendes necessita estructura:
- Oblides donar seguiment a prospectes interessats
- Les propostes prenen hores perquè comences des de zero cada vegada
- No saps quantes oportunitats hi ha al teu pipeline
- No pots determinar quins esforços de màrqueting estan portant leads
- Els ingressos se senten impredictibles de mes a mes
Plantilles Gratuïtes de Propostes i Pressupostos
InvoicifyAI — Generador de Pressupostos
El generador de pressupostos d'InvoicifyAI et permet crear propostes de costos professionals en minuts. En lloc de formatejar un document des de zero, introdueixes els detalls del teu servei, preus i condicions, i obtens una proposta polida llesta per enviar.
Característiques clau:
- Disseny professional que inspira confiança
- Línies de servei i preus personalitzables
- Secció clara de termes i condicions
- Creació ràpida — minuts, no hores
- Sense registre necessari
Millor per a: Freelancers i consultors que necessiten enviar propostes ràpidament sense invertir temps en disseny.
Construint la Teva Pròpia Plantilla de Proposta
Si prefereixes treballar amb les teves pròpies eines, aquí tens una estructura que funciona bé per a empreses de serveis:
Seccions essencials per a una proposta:
- Resum executiu: 2-3 oracions explicant el projecte i el teu enfocament
- Abast del treball: Desglossament detallat del que inclou (i el que no)
- Cronograma: Fites i dates de lliurament
- Inversió: Preus clars amb calendari de pagaments
- Condicions: Termes de pagament, política de revisions i límits del projecte
- Sobre tu: Credencials breus i experiència rellevant
Tenir aquesta plantilla llesta significa que pots personalitzar i enviar propostes dins d'una hora després d'una trucada de descobriment, en lloc de passar un dia sencer en cadascuna.
Seguiment Gratuït de Pipeline de Vendes
InvoicifyAI — Sales Pipeline Tracker
Saber on es troba cada oportunitat és crític per a la previsió d'ingressos. La plantilla de seguiment de pipeline d'InvoicifyAI et dóna una forma estructurada d'organitzar acords des del contacte inicial fins al tancament.
Estructura de la plantilla:
- Etapes de l'acord (lead, qualificat, proposta enviada, negociació, guanyat/perdut)
- Ingrés esperat per oportunitat
- Següent acció i dates de seguiment
- Ponderació de probabilitat per a previsions
- Format simple i compatible amb fulls de càlcul
Per què importa: Fins i tot un rastrejador de pipeline bàsic pot revelar patrons que d'altra manera passaries per alt — com quina etapa té la major taxa d'abandonament, o quant tarda el teu cicle de vendes mitjà.
InvoicifyAI — Plantilla de Seguiment de Leads
Abans que els acords entrin al teu pipeline, comencen com a leads. La plantilla de seguiment de leads t'ajuda a organitzar consultes i rastrejar taxes de conversió.
El que pots rastrejar:
- Font del lead (referit, lloc web, xarxes socials, etc.)
- Informació de contacte i detalls de l'empresa
- Estat del lead i notes de qualificació
- Calendari i historial de seguiment
- Resultat de conversió
L'insight que guanyes: Entendre quines fonts produeixen els leads de major qualitat et permet enfocar els teus esforços de màrqueting on més importen.
Plataformes de Productivitat per a Gestió de Negocis
Mentre les plantilles són excel·lents per a tasques específiques, a vegades necessites una plataforma que ho uneixi tot. Aquestes eines gratuïtes (o freemium) són àmpliament utilitzades per freelancers i agències per organitzar el treball.
Trello — Organització Visual de Projectes
L'enfocament de taulers i targetes de Trello el fa intuïtiu per gestionar projectes, sol·licituds de clients i fins i tot pipelines de vendes. El seu nivell gratuït és suficient per a la majoria d'equips petits.
Com el fan servir les agències:
- Taulers de clients: Un tauler per client amb columnes per a cada fase del projecte
- Pipeline de vendes: Columnes per a etapes de leads, targetes per a cada oportunitat
- Calendari de contingut: Planificar i rastrejar contingut de màrqueting
- Gestió de tasques: Kanban simple per al flux de treball diari de l'equip
El nivell gratuït inclou: Targetes il·limitades, fins a 10 taulers per workspace, automatització integrada (limitada) i apps mòbils.
Notion — Espai de Treball Tot en Un
Notion combina notes, bases de dades, wikis i gestió de projectes en un espai de treball flexible. La seva galeria de plantilles inclou centenars de plantilles creades per la comunitat per a ús empresarial.
Plantilles populars per a agències:
- CRM i base de dades de clients
- Rastrejador de projectes amb cronogrames
- Notes de reunions i registres de decisions
- Biblioteca de recursos i base de coneixement
- SOPs i documentació de processos
El nivell gratuït inclou: Pàgines i blocs il·limitats per a individus, fins a 10 col·laboradors convidats, historial de pàgines de 7 dies.
Asana — Gestió de Projectes Estructurada
Asana proporciona més estructura que Trello, amb funcionalitats com línies de temps, dependències i múltiples vistes de projecte. El seu nivell gratuït funciona bé per a equips petits.
Com el fan servir les agències:
- Portafolis de projectes: Vista general de tots els projectes actius
- Plantilles de flux de treball: Processos estandarditzats per a treball recurrent
- Càrrega de treball de l'equip: Veure qui està sobrecarregat i qui té capacitat
- Projectes per a clients: Compartir vistes específiques amb clients
El nivell gratuït inclou: Tasques i projectes il·limitats, vistes de llista/tauler/calendari, fins a 10 membres de l'equip.
Triant la Plataforma Correcta
Cada plataforma té els seus punts forts. Aquí tens una guia ràpida de decisió:
Tria Trello si: Vols la configuració més simple possible, el teu equip prefereix taulers Kanban visuals i no necessites dependències de projecte complexes.
Tria Notion si: Vols màxima flexibilitat, valores la documentació juntament amb la gestió de projectes i estàs còmode amb una corba d'aprenentatge.
Tria Asana si: Necessites gestió de projectes estructurada amb cronogrames i dependències, el teu equip està creixent i vols propietat clara de tasques.
Construint un Toolkit de Recursos Tot en Un
El concepte d'un "toolkit tot en un" — tenir tots els teus recursos de negoci en un sol lloc — està guanyant tracció. Projectes com ProductivoAI Toolkit demostren l'atractiu: un sol destí per a calculadores de tarifes, generadors de propostes, rastrejadors i plantilles.
Com construir el teu propi toolkit:
- Hub central: Usa Notion o un drive compartit com la teva biblioteca de plantilles
- Generació de documents: Marca com a favorits InvoicifyAI i Smart Invoice Generator per a creació sota demanda
- Fulls de càlcul de seguiment: Mantén plantilles de pipeline i leads al teu hub
- Calculadora de tarifes: Construeix un full de càlcul simple que calculi les teves tarifes per hora/projecte basades en costos, marge desitjat i objectius d'utilització
- Documentació de processos: Escriu el teu procés de vendes, passos d'onboarding i flux de lliurament
Tenir-ho tot enllaçat des d'un sol lloc elimina el problema de "On vaig guardar aquella plantilla?" que afecta molts freelancers.
De Plantilles a Fluxos de Treball Integrats
Les plantilles i eines gratuïtes són un excel·lent punt de partida. T'ensenyen quins fluxos de treball importen, t'ajuden a establir hàbits i no costen res mentre el teu negoci creix.
No obstant això, en escalar, el treball manual de copiar dades entre plantilles, actualitzar fulls de càlcul i canviar entre eines es converteix en un coll d'ampolla. És llavors quan solucions integrades com Monton afegeixen veritable valor — uneixen gestió de projectes, seguiment de temps, planificació de recursos i visibilitat financera en una sola plataforma, connectant automàticament els punts que les plantilles requereixen que connectis manualment.
El millor enfocament és començar amb eines gratuïtes, aprendre quines mètriques i fluxos de treball importen més al teu negoci, i després invertir en solucions integrades quan l'esforç manual ho justifiqui.