"Eina de gestió de projectes" inclou des d'un tauler kanban gratuït fins a un sistema enterprise que fa funcionar una consultora de 500 persones. La majoria de llistes de "millors eines" ho barregen tot, i per això els equips acaben amb alguna cosa massa simple o massa pesada.
Una manera millor de triar és decidir primer quin tipus d'eina necessites, i només llavors comparar productes.
Els quatre tipus d'eines de gestió de projectes
1. Taulers de tasques
Exemples: Trello i taulers kanban senzills.
Targetes en columnes ("per fer", "en curs", "fet"). S'adopten de seguida i són ideals per visualitzar el flux de feina. Si comences amb el mètode, llegeix la nostra guia del tauler kanban.
Bones per a: equips petits, feina personal, processos senzills. Es queden curtes en: dependències, càrrega de feina, hores i tot el que sigui financer.
2. Plataformes de gestió del treball
Exemples: Asana, ClickUp, monday.com, Jira (per a equips de programari), Teamwork.com.
Tasques amb diverses vistes (llista, tauler, cronograma, Gantt), automatitzacions, quadres de comandament i integracions. Són prou flexibles per portar gairebé qualsevol procés.
Bones per a: equips de producte, màrqueting i operacions que coordinen moltes tasques entre diverses persones. Es queden curtes en: la part de negoci de la feina amb clients. Els pressupostos, la facturació i la rendibilitat normalment no hi són o només són als plans superiors, i el control horari o les vistes de càrrega de feina sovint es paguen a part.
3. Plataformes per a agències i serveis professionals
Exemples: Monton, Productive, Scoro, Accelo, Kantata.
Fetes per a empreses que venen hores. Connecten els projectes amb el control horari, la planificació de recursos, els pressupostos, la facturació, el CRM i la rendibilitat, de manera que cada hora imputada actualitza el marge del projecte.
Moltes pimes d'aquí porten els projectes dins d'un ERP com Holded o d'un CRM com Teamleader Focus. Funcionen per a projectes senzills, però Holded no planifica la capacitat per persona i Teamleader cobra la gestió de projectes com a complement: mira Monton vs Holded i Monton vs Teamleader Focus.
Bones per a: agències, consultores, estudis i empreses de serveis IT. Es queden curtes en: fluxos de treball molt personalitzats que no tenen res a veure amb la feina per a clients. A més, algunes d'aquestes plataformes són pesades i cares. Monton és l'opció lleugera: preu fix per pla, totes les funcions a tots els plans i gratis fins a 5 persones.
4. Eines especialitzades
Exemples: Float (planificació de recursos), Harvest i Timely (control horari), apps de facturació.
Fan molt bé una sola feina i sovint es combinen amb una plataforma de gestió del treball.
Bones per a: tapar un forat concret d'una configuració que ja tens. Es queden curtes en: informes de conjunt, perquè cada eina té una part de les dades.
Com triar una eina de gestió de projectes
Respon aquestes preguntes per ordre:
- Facturem les nostres hores als clients? Si és que sí, voldràs un control horari connectat als projectes. Mira primer les plataformes per a agències.
- Quin és l'informe que avui no podem treure? Les respostes habituals són "qui està lliure la setmana que ve?", "aquest projecte s'ha passat de pressupost?" i "quin client és rendible?". Tria el tipus d'eina que tregui aquest informe de manera nativa.
- Qui la farà servir cada dia? Una eina que l'equip evita és pitjor que un full de càlcul. Fes una prova de dues setmanes amb un projecte real.
- Com escala el preu? El preu per usuari creix amb cada contractació. El preu fix per pla es manté igual mentre et quedis dins del pla.
- Quines funcions inclou el pla que compraríem? Compara plans, no pàgines de funcions. Moltes eines posen el control horari, la càrrega de feina o els informes als nivells superiors.
Regla general
Si el teu equip no factura hores, normalment n'hi ha prou amb una plataforma de gestió del treball. Si en factura, comença per una plataforma per a agències. Si no, acabaràs construint-ne una a base de fulls de càlcul.
Eines de gestió de projectes per a agències, comparades
Per comparar plataformes per a agències cara a cara (model de preus, plans gratuïts, mínim d'usuaris i quines funcions inclou cada pla), mira:
I si encara estàs decidint si necessites una eina, la nostra guia de gestió de projectes en repassa els fonaments.
Preguntes freqüents
- Què són les eines de gestió de projectes?
- Programari que ajuda un equip a planificar, organitzar i fer el seguiment de la feina: tasques, terminis, responsables i avenç. Algunes també cobreixen control horari, planificació de recursos, pressupostos, facturació i rendibilitat, cosa important per als equips que facturen les seves hores als clients.
- Quines són les eines de gestió de projectes més utilitzades?
- Per a la gestió de tasques i del treball: Trello, Asana, ClickUp, monday.com, Jira i Teamwork.com. Per a agències i empreses de serveis que també necessiten hores, staffing i marges: plataformes de gestió d'agències com Monton, Productive i Scoro.
- Hi ha alguna eina de gestió de projectes gratuïta per a equips petits?
- Sí. Trello, Asana, ClickUp i monday.com tenen plans gratuïts per a la gestió bàsica de tasques. Si també necessites control horari, staffing i rendibilitat, Monton és gratis fins a 5 persones amb totes les funcions.
- Quina eina de gestió de projectes és millor per a agències?
- Les agències venen hores, així que necessiten una eina que connecti les tasques amb les hores, els pressupostos i les factures. Les plataformes de gestió d'agències com Monton, Productive o Scoro ho fan de manera nativa; les eines generals com Asana o ClickUp necessiten un control horari a part i un full de càlcul per a la part financera.