"Strumento di gestione progetti" copre tutto, dalla bacheca kanban gratuita al sistema enterprise che gestisce una società di consulenza da 500 persone. La maggior parte delle classifiche dei "migliori strumenti" li mescola, ed è per questo che i team finiscono con qualcosa di troppo semplice o decisamente troppo pesante.
Per scegliere meglio un software di gestione progetti, decidi prima di quale tipo di strumento hai bisogno, e solo dopo confronta i prodotti.
I quattro tipi di strumenti di gestione progetti
1. Bacheche di attività
Esempi: Trello e semplici bacheche kanban.
Schede in colonne ("da fare", "in corso", "fatto"). Si adottano in fretta e sono ottime per visualizzare il flusso di lavoro. Se il metodo è nuovo per te, parti dalla nostra guida alla bacheca kanban.
Ideali per: team piccoli, lavoro personale, processi semplici. Limiti: dipendenze, carico di lavoro, ore e tutto ciò che riguarda i soldi.
2. Piattaforme di gestione del lavoro
Esempi: Asana, ClickUp, monday.com, Jira (per i team software), Teamwork.com.
Attività con più viste (lista, bacheca, timeline, Gantt), automazioni, dashboard e integrazioni. Sono abbastanza flessibili da gestire quasi qualsiasi processo.
Ideali per: team di prodotto, marketing e operations che coordinano molte attività tra più persone. Limiti: la parte di business del lavoro per i clienti. Budget, fatturazione e redditività di solito mancano o stanno nei piani più alti, e monitoraggio del tempo o viste del carico di lavoro sono spesso upgrade a pagamento.
3. Piattaforme per agenzie e servizi professionali
Esempi: Monton, Productive, Scoro, Accelo, Kantata, wethod.
Pensate per le aziende che vendono tempo. Collegano i progetti a monitoraggio del tempo, pianificazione delle risorse, budget, fatturazione, CRM e redditività, così ogni ora registrata aggiorna il margine del progetto.
Ideali per: agenzie, società di consulenza, studi e società di servizi IT. Limiti: flussi di lavoro molto personalizzati che non c'entrano con il lavoro per i clienti. Alcune di queste piattaforme sono anche pesanti e costose. Monton è l'opzione più leggera: prezzo fisso per piano, tutte le funzionalità in ogni piano e gratis fino a 5 persone. In Italia è molto conosciuta wethod, che come Monton include tutte le funzionalità in ogni piano, ma si paga per utente e non emette fatture direttamente (Monton vs wethod).
4. Strumenti specialistici
Esempi: Float (pianificazione delle risorse), Harvest e Timely (monitoraggio del tempo), app di fatturazione.
Fanno una cosa molto bene e spesso si abbinano a una piattaforma di gestione del lavoro.
Ideali per: colmare una lacuna specifica in un sistema esistente. Limiti: i report integrati, perché ogni strumento contiene solo una parte dei dati.
Come scegliere un software di gestione progetti
Rispondi a queste domande, in ordine:
- Fatturiamo ai clienti il nostro tempo? Se sì, ti serve il monitoraggio del tempo collegato ai progetti. Guarda prima le piattaforme per agenzie.
- Qual è l'unico report che oggi non riusciamo a produrre? Le risposte più comuni sono "chi è libero la settimana prossima?", "questo progetto ha sforato il budget?" e "quale cliente è redditizio?". Scegli il tipo di strumento che produce quel report in modo nativo.
- Chi lo userà ogni giorno? Uno strumento che il team evita è peggio di un foglio di calcolo. Fai una prova di due settimane su un progetto reale.
- Come cresce il prezzo? Il prezzo per utente aumenta a ogni assunzione. Il prezzo fisso per piano resta uguale finché resti dentro il piano.
- Quali funzionalità ci sono nel piano che compreremmo? Confronta i piani, non le pagine delle funzionalità. Molti strumenti mettono monitoraggio del tempo, carico di lavoro o report nei piani superiori.
Regola pratica
Se il tuo team non fattura le ore, di solito basta una piattaforma di gestione del lavoro. Se le fattura, parti da una piattaforma per agenzie. Altrimenti finirai per costruirne una a forza di fogli di calcolo.
Strumenti di gestione progetti per agenzie a confronto
Per confrontare le piattaforme per agenzie una accanto all'altra (modello di prezzo, piani gratuiti, minimo di utenti e funzionalità incluse in ogni piano), vedi:
- Monton vs Productive
- Monton vs Scoro
- Monton vs Teamwork.com
- Monton vs wethod
- Alternative a Teamwork.com
E se stai ancora decidendo se ti serve davvero uno strumento, la nostra guida alla gestione progetti copre i fondamentali.
Domande frequenti
- Cosa sono gli strumenti di gestione progetti?
- Software che aiutano un team a pianificare, organizzare e seguire il lavoro: attività, scadenze, responsabilità e avanzamento. Alcuni coprono anche monitoraggio del tempo, pianificazione delle risorse, budget, fatturazione e redditività, che contano per i team che fatturano il proprio tempo ai clienti.
- Quali sono gli strumenti di gestione progetti più usati?
- Per la gestione di attività e lavoro: Trello, Asana, ClickUp, monday.com, Jira e Teamwork.com. Per agenzie e società di servizi che hanno bisogno anche di ore, staffing e margini: piattaforme gestionali per agenzie come Monton, Productive e Scoro.
- Esiste uno strumento di gestione progetti gratuito per team piccoli?
- Sì. Trello, Asana, ClickUp e monday.com hanno piani gratuiti per la gestione di base delle attività. Se ti servono anche monitoraggio del tempo, staffing e redditività, Monton è gratis fino a 5 persone con tutte le funzionalità.
- Qual è il miglior software di gestione progetti per le agenzie?
- Le agenzie vendono tempo, quindi hanno bisogno di uno strumento che colleghi le attività a ore, budget e fatture. Le piattaforme gestionali per agenzie come Monton, Productive o Scoro lo fanno in modo nativo; strumenti generici come Asana o ClickUp richiedono un time tracker e un foglio di calcolo separati per la parte finanziaria.